Tegenwoordig wordt email bijna altijd via IMAP protocol geinstalleerd. Dit heeft een groot voordeel, dat alle email op de webserver staat, en accounts geinstalleerd op meerdere apparaten kunnen syncroniseren, en zo op elk apparaat de email actueel is..
Toch kan het slim zijn om deze periodiek te backuppen. Ook aan de serverkant kan iets fout gaan, en een bestand corrupt raken. en zo ook de backup.
Het lokale IMAP betand wordt opgeslagen als een .ost bestand, en is achteraf lastig te importeren in outlook, gezien deze gesynchroniseerd wil worden met de master database. Oplossing is we maken een backup van in een PST bestand, zoals bij een POP3 installatie aangemaakt zou worden.
Dit is een heel eenvoudige oplossing, als je outlook nog bereikbaar is.
In tegenstelling vanautoacrhiveren, maak je nu een eenmalige opdracht van. Zo zou je meerdere archieven kunnen aanmaken (archief-2017, archief-2018 etc)
Open outlook > bestand > hulpprogramma's > Oude items opschonen.
Selecteer het mailbox die je wilt archiveren, of een submap (bijvoorbeeld alleen postvak in). Selecteer een datum (bijvoorbeeld alle email tot 01-01-2023.
Maak een nieuw archief bestand aan, geef deze een logische naam
Na klikken op OK, ga je terug. er lijkt niets te gebeuren, maar rechts onderin zie je de voortgang van de archivering
Het nieuwe archief bestand is ook gelijk via outlook inzichtelijk.
Letop: de email op de webserver wordt dan ook verwijderd, en staat alleen nog lokaal op uw computer. Zorg hierom dat deze ook meegaat in de backup
Ga in outlook naar bestand > openen en klik op importeren / exporteren
Selecteer: Naar bestand exporteren
Selecteer: outlook gegevens bestand (pst)
Selecteer gewenste postvak waar u een backup van wilt maken
Geef unieke naam op en map locatie op
Eventueel wachtwoord (optioneel)
En de export wordt gemaakt..
Wanneer outlook niet meer reageert, kan het slim zijn om een kopie te maken van het gegevens bestand, en deze in een andere backupmap plaatsen
Dit is de betrouwbaarste manier om precies bij de juiste bestanden te komen, vooral als je meerdere profielen hebt.
Stap 1 — Open het Configuratiescherm
Druk op Windows‑toets
Typ: Configuratiescherm
Open het Configuratiescherm
Tip: zet de weergave rechtsboven op Pictogrammen (groot of klein) zodat je alles overzichtelijk ziet.
In de lijst zie je een icoon:
Mail (Microsoft Outlook)
of
Mail (32‑bit)
Klik daarop.
Je krijgt nu het venster Mail-instellingen.
Klik op Gegevensbestanden…
Je ziet nu een lijst met alle Outlook‑profielen en de bijbehorende bestanden:
OST‑bestanden (IMAP/Exchange cache)
PST‑bestanden (archieven of POP‑accounts)
Selecteer het bestand dat je wilt back‑uppen
Klik op Bestandslocatie openen
Windows opent nu exact de map waar het OST‑ of PST‑bestand staat.
Nu kun je:
het bestand kopiëren naar een andere map
het bestand back‑uppen naar een externe schijf
het bestand hernoemen (alleen als Outlook gesloten is)
het bestand verplaatsen (alleen als je weet wat je doet)
Belangrijk
Sluit Outlook volledig voordat je een kopie maakt
Een OST‑bestand is een cache en kan altijd opnieuw worden opgebouwd
Een PST‑bestand is een archief — dit is je echte back‑up
OST bestanden zijn cache bestanden, en weer uit te lezen bij installatie van het IMAP account. Er zijn softwares van derden te krijgen die ost kunnen omzetten naar een pst.
Maak altijd een kopie van PST‑bestanden terwijl Outlook gesloten is, anders kan het bestand corrupt raken of niet volledig worden gekopieerd.