Mailbox verkleinen in Outlook

Outlook kan minder goed omgaan met grote emailbestanden, en er kunnen problemen ontstaan met ophalen van de email, wanneer een mailbox groter is dan 15GB. . Mozilla thunderbird kan wel beter omgaan met grotere IMAP mailbestanden.

Er zijn drie hoofdmethoden om je mailbox kleiner te maken:

  1. Eenmalig archiveren op datum ( alles ouder dan jaartal x) Outlook maakt een PST‑archief

  2. Automatisch archiveren op datum ( alles ouder dan x maanden) Outlook maakt een PST‑archief

  3. Handmatig mappen aanmaken en e‑mails verslepen (volledige controle)

Optie 1: Opschonen oude berichten

Dit is een heel eenvoudige oplossing, als je outlook nog bereikbaar is.
In tegenstelling tot autoacrhiveren, maak je nu een eenmalige opdracht van met een ' alle mail tot datum'. Zo zou je meerdere archieven kunnen aanmaken (archief-2017, archief-2018 etc)
Open outlook > bestand > hulpprogramma's > Oude items opschonen.

Selecteer het mailbox die je wilt archiveren, of een submap (bijvoorbeeld alleen postvak in). Selecteer een datum (bijvoorbeeld alle email tot 01-01-2023.

Maak een nieuw archief bestand aan, geef deze een logische naam

Na klikken op OK, ga je terug. er lijkt niets te gebeuren, maar rechts onderin zie je de voortgang van de archivering

Het nieuwe archief bestand is ook gelijk via outlook inzichtelijk.
Letop: de email op de webserver wordt dan ook verwijderd, en staat alleen nog lokaal op uw computer. Zorg hierom dat deze ook meegaat in de backup

2. Automatisch archiveren op datum

Dit is ideaal als je veel oude e‑mails hebt die je niet dagelijks nodig hebt.

Zo stel je automatische archivering in

  1. Open Outlook

  2. Ga naar Bestand

  3. Kies Opties

  4. Ga naar Geavanceerd

  5. Klik op Instellingen voor AutoArchiveren

  6. Vink aan: AutoArchiveren elke X dagen

  7. Kies een periode, bijvoorbeeld:

  8. Kies waar het archief moet worden opgeslagen:

  9. Bevestig met OK

Wat gebeurt er dan?

Tip

Je kunt per map instellen of deze wel of niet mee‑archiveert.
Rechtsklik op een map → Eigenschappen → tabblad AutoArchiveren.

3. Handmatig archiveren (volledige controle)

Dit is de meest betrouwbare methode als je precies wilt bepalen wat waar terechtkomt.

Stap 1 — Maak een lokale archiefmap (PST)

  1. Ga naar Bestand

  2. Kies Accountinstellingen → Accountinstellingen

  3. Tabblad Gegevensbestanden

  4. Klik op Toevoegen

  5. Maak een nieuw PST‑bestand, bijvoorbeeld:
    Archief 2020‑2023.pst

Outlook toont nu een nieuwe mapgroep in de linker kolom, zoals:

Archief 2020‑2023
• Postvak IN
• Verzonden items
• etc.

Stap 2 — Handmatig e‑mails verslepen

Nu kun je e‑mails of hele mappen verplaatsen:

Methode A — Op datum filteren

  1. Ga naar je IMAP‑Postvak IN

  2. Klik in de zoekbalk

  3. Typ:

received:<01-01-2023

(alle mails vóór 1 januari 2023)

  1. Selecteer alles → Ctrl+A

  2. Sleep naar de gewenste map in je PST‑archief

Methode B — Hele mappen verplaatsen

  1. Maak in je PST‑archief dezelfde mappenstructuur

  2. Sleep complete mappen vanuit IMAP naar PST

  3. Outlook verplaatst de inhoud en verwijdert deze van de server

3. Mailbox écht kleiner maken (IMAP)

Bij IMAP is het belangrijk om te weten:

4. Hoeveel kun je veilig archiveren?

Voor stabiliteit:

5. Extra tips voor grote mailboxen